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Como definir o planejamento de adoção do Office 365

A forma como as pessoas se conectam em suas vidas pessoais e profissionais mudou totalmente nos últimos anos; o mundo realmente se transformou em uma rede gigante. Agora, elas esperam que o mesmo processo aconteça com a maneira de trabalhar.

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Adoção do Office 365

Estabeleça metas, Trabalhe de forma certeira o conhecimento da sua equipe. Definiremos uma estratégia, de implantação do Office 365 dessa forma fica muito mais fácil a implantação e envolvimento.

Depois da popularização do armazenamento de dados na Nuvem, muitas empresas desejam mas ainda assim sentem dificuldades na implantação de tecnologias como Office 365. Definir uma estratégia para esta fase de adaptação é fundamental para um processo bem-sucedido.

Abrace a nova tecnologia e acredite nela

Conhecer a fundo os sistemas de armazenamento na Nuvem e as vantagens do Office 365 é o primeiro passo para acreditar que a migração será uma solução vantajosa e que era irá resolver muitos dos problemas enfrentados pela equipe.

No Office 365, questões como velocidade e facilidade para inserção de novos usuários são otimizadas, solucionando antigos problemas que costumavam ocupar tempo e energia da sua equipe de TI. Com essa nova consciência, a mudança de comportamento – e não só a de tecnologia – será consistente, positiva e, principalmente, permanente.

Não adote novas soluções sem conhecer os problemas

Muitos gestores avaliam os serviços na Nuvem de forma superficial e muitas vezes negativas, sem antes saber de fato como (e se) eles podem suprir necessidades do seu negócio. Muito se fala em armazenamento de dados virtual e outras soluções em TI, mas nem sempre a demanda de uma empresa será atendida por estes serviços.

Analisar a fundo o que cada serviço pode oferecer e de que maneira ele será adotado dentro da empresa é imprescindível para o aproveitamento das novas tecnologias seja o mais alto possível. No caso do Office 365, adotar um plano de implantação e estratégias de adaptação são passos importantes para não causar uma resistência inicial, tão comum em empresas de cultura organizacional sedimentada.  

Defina prioridades

Na trajetória de adoção do Office 365, é importante estabelecer as prioridades tecnológicas da empresa. Quais são as maiores reclamações da equipe? Que tipo de serviço está mais defasado? Qual serviço poderá ser revertido em ganhos financeiros e de tempo na minha empresa? Tudo isso deverá ser colocado no papel antes de implementar qualquer nova tecnologia.

Faça um estudo de caso

Procure conhecer histórias de empresas que passaram pela migração tecnológica, ou peça para que o distribuidor da tecnologia lhe mostre como foram os outros caminhos de quem adotou a Nuvem. Acesse depoimentos, peça opiniões, esclareça suas dúvidas com quem já passou por esse período de adaptação. Nada como ter referências confiáveis para tomar uma decisão impactante dentro dos negócios. 

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Alcance o sucesso com o Office 365

Alcançar o sucesso com o Office 365 significa assegurar que ele ajude a todos da sua organização a conseguir mais com o trabalho.

Antes de implantar o Office 365, pare um instante para pensar primeiro no motivo da organização o ter adquirido. A compra foi motivada por exigências técnicas específicas, como parte do ciclo de atualização de TI, ou você descobriu necessidades específicas dentro da empresa?

A promoção da adoção provém da compreensão dos desafios do seu negócio e da resolução dos mesmos com soluções do Office 365. Ela visa assegurar que as pessoas em toda a organização entendam os benefícios e adotem as soluções que você fornece. Devido à natural resistência das pessoas à mudança, elas precisam saber o que ganham com isso.

Nós da Advanced queremos que você aproveite ao máximo seu investimento no Office 365 e, para isso, o planejamento é fundamental. para isso temos 3 fases para o processo principais de adoção.

Fase 1: Visualizar

Identifique os principais stakeholders, monte sua equipe, identifique e priorize os cenários de negócios e colabore com os principais stakeholders para criar um plano de sucesso para a adoção do Office 365 na sua organização.

Montar a equipe certa e assegurar que você tenha uma lista de metas de negócios que pretende alcançar com a ajuda do Office 365 é muito importante ao longo do seu planejamento de lançamento e implantação. É assim que você torna o Office 365 relevante para o seu pessoal, além de garantir a adesão em toda a organização.

Nesta fase, você saberá como selecionar as pessoas certas na sua organização para ajudar a alcançar o sucesso com o Office 365, criar sua própria lista de cenários de negócios do Office 365 e criar um plano de sucesso diretamente alinhado à conquista das suas metas de negócios específicas.

Fase 2: Integrar

Execute seu plano de sucesso para integrar sua organização à tecnologia e ajudar seu pessoal a trabalhar de um jeito novo. Comece com um programa de adoção inicial e, em seguida, expanda para abranger a organização por inteiro.

Agora que você já criou um plano de sucesso sólido para a adoção do Office 365 na organização, é hora de começar a integrar-se ao Office 365 e apresentar ao seu pessoal esse novo jeito de trabalhar.

As implementações de tecnologia mais bem-sucedidas concentram 80% dos esforços nas pessoas e 20% em tecnologia. Isso ocorre porque, em qualquer implementação de tecnologia nova, é preciso gerenciar as mudanças de comportamento exigidas dos usuários finais para garantir o sucesso.

Nesta fase, você começará a executar o plano de sucesso para ajudar o seu pessoal com essa mudança. A equipe de TI pode utilizar o canal direto com a Advanced para concluir a integração técnica ao Office 365.

Fase 3: Agregar valor

Concretize valor contínuo com o seu investimento no Office 365 ao continuar reforçando o envolvimento do usuário e promovendo a adoção. Gerencie e prepare-se para a mudança medindo e compartilhando o sucesso do Office 365, ao mesmo tempo que entende onde iterar para futuros aprimoramentos.

O lançamento inicial do Office 365 na sua empresa fará as pessoas verem valor imediato. Porém, isso é só o início. O Office 365 continuará tendo inclusão de novos recursos e as pessoas vão querer fazer mais coisas com o serviço conforme aumenta o entendimento delas.

Preparar-se para ajudar o seu pessoal a tirar proveito disso levará a um sucesso em longo prazo.

Nesta fase, você conhecerá as atividades de envolvimento pós-lançamento e começará a medir, compartilhar sucessos e iterar para promover ainda mais a adoção.

Reforçar o envolvimento e promover a adoção

É importante planejar e executar atividades de envolvimento contínuas para promover a adoção. Isso servirá para manter as pessoas inspiradas em toda a organização depois que os rumores iniciais dos serviços se desvanecerem. Também ajudará a garantir que você aproveite ao máximo o Office 365 na organização.

É importante certificar-se de ter dados quantitativos e qualitativos sobre o que está acontecendo com a adoção do Office 365 na sua organização. Utilize os relatórios de uso de workload no console do administrador para obter dados quantitativos e pesquisas de usuários finais, e os grupos do Yammer ou Teams para obter dados qualitativos.

Certifique-se de compartilhar os sucessos e enviar dicas do Office 365 regularmente. Você deve também indicar como exemplos as pessoas que estão obtendo valor com o Office 365 para inspirar as outras a fazerem o mesmo.

Use os dados que reuniu para usar em comunicações futuras que promovam serviços subutilizados, realçando a mensagem “O que eu ganho com isso?” para seus usuários.

Faça a mudança para a nuvem com confiança!

Planeje suas implantações na nuvem com recursos e ferramentas online com a Advanced.

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