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Aproveitando ao máximo as reuniões no Microsoft Teams

Aproveitando ao máximo as reuniões no Microsoft Teams

As reuniões sempre foram a base do trabalho em equipe. Na verdade, as reuniões são tão vitais que 37% do tempo dos funcionários é gasto em reuniões e muitos participam de mais de 60 reuniões por mês, de acordo com estudo feito pela Verizon.

Mas estamos aproveitando ao máximo cada reunião?

Com muita frequência, as pessoas vêm às reuniões despreparadas porque leva muito tempo para encontrar e revisar os materiais pré-reunião. Durante a reunião, muitas vezes é difícil, especialmente para participantes remotos, se envolverem totalmente e se sentirem incluídos, especialmente se eles estão lutando para ver ou ouvir o que está sendo discutido.

Depois disso, o valor das reuniões diminui ainda mais quando percepções importantes, como decisões e itens de ação, se tornam temas de uma próxima reunião.

Para ajudar a obter o máximo das reuniões, precisamos mudar a maneira como pensamos sobre elas. Hoje, uma reunião é tratada como um evento independente e as ferramentas de videoconferência e telefone que muitas pessoas usam são projetadas para oferecer suporte a esse evento.

Na prática, reuniões raramente são eventos discretos, mas uma série de conexões colaborativas e, além disso, grandes reuniões não são apenas sobre o que acontece, mas também o antes e o depois.

O Microsoft Teams foi criado com essa abordagem holística como o princípio orientador central para o desenvolvimento de reuniões. Elas são tratadas como um ingrediente de colaboração que depende de uma série de conexões até que o projeto seja concluído.

O Teams mantém todo o conteúdo e discussões relevantes da reunião em um só lugar, para que os participantes possam passar menos tempo procurando informações e permanecer focados e envolvidos antes, durante e depois das reuniões.

Microsoft Teams: a evolução das reuniões

Embora as tecnologias de conferência não sejam novas, os recursos e os dispositivos disponíveis continuam a melhorar e a diminuir de custo.

Uma configuração básica de participação em reuniões atualmente requer apenas uma webcam e um fone de ouvido. Se você estiver trabalhando com um laptop, é provável que ele já tenha uma webcam. Os fones de ouvido são relativamente baratos para um conjunto básico decente.

Deixando de lado o hardware e o software básico de conferência, como os usuários podem aproveitar ao máximo os recursos de reuniões em ferramentas de colaboração mais avançadas, como o Microsoft Teams?

Embora o Microsoft Teams ofereça basicamente o mesmo conjunto de recursos do Skype for Business, há uma série de inovações e recursos que podem melhorar muito a experiência de todos os participantes, e até mesmo daqueles que não participaram da reunião.

Como Obter O Máximo Das Reuniões Do Microsoft Teams

Desde que a pandemia global forçou as empresas a fazerem a transição para o trabalho remoto, o número de reuniões virtuais do Microsoft Teams que ocorreram aumentou exponencialmente.

Quer você seja um novato no Teams ou um usuário experiente do Microsoft 365, reunimos as melhores dicas para garantir que você obtenha a melhor experiência possível em suas reuniões do Microsoft Teams:

●     Todos podem participar com recursos de discagem

A função de discagem foi projetada para participantes que estão em trânsito ou não têm acesso à Internet. Qualquer usuário habilitado para áudio conferência verá as instruções de discagem anexadas ao convite da reunião do Teams. Os participantes podem clicar no número de discagem em seus telefones e o discador será iniciado automaticamente e discará o número!

●     Conecte-se com pessoas dentro e fora de sua organização

As equipes permitem que você organize reuniões com pessoas dentro e fora de sua organização. Basta incluir o endereço de e-mail dos participantes externos ao agendar uma reunião e as equipes enviarão o convite por e-mail. Seu convidado só precisa clicar no link, inserir seus dados e ingressar na reunião, o que pode ser feito em seu navegador, em vez de precisar instalar um plug-in ou baixar o aplicativo Teams.

●     Mantenha o controle de suas reuniões

O organizador de reuniões do Teams tem várias opções para definir funções e permissões para os participantes. O organizador pode optar por habilitar um lobby de reunião para controlar quem é admitido na reunião e quando. Você também pode designar apresentadores, silenciar participantes e usar a função de gravação, entre outras coisas.

●     Use tinta digital

A função de quadro branco, o Microsoft Whiteboard, é integrada a todas as reuniões, permitindo que os participantes contribuam para o brainstorming da mesma forma que fariam se estivessem na mesma sala. Os participantes podem usar o quadro branco usando a tela de toque ou o ponteiro do mouse, e as sessões do quadro branco são salvas automaticamente.

●     Controle o que você compartilha

Ao compartilhar sua tela nas reuniões do Teams, você não precisa mostrar toda a sua área de trabalho. A visibilidade pode ser limitada a uma janela específica e o controle pode ser dado a qualquer participante que deseja compartilhar sua área de trabalho ou aplicativo.

●     Grave reuniões para aqueles que não puderam

Comparecer atrasado ou mudança de programação? Sempre existe a possibilidade de que algo impeça alguém de comparecer uma reunião. Não há necessidade de agendar um novo encontro para atualização, basta gravar quando a reunião começar e compartilhar com eles depois. O evento é gravado e salvo na nuvem e os participantes podem pesquisar e pular para pontos específicos na transcrição da reunião.

O Microsoft Teams é uma solução poderosa que permite que organizações de todas as formas e tamanhos trabalhem juntas remotamente por meio de um rico local de trabalho digital. Ele está disponível com uma assinatura do Microsoft 365 e é a maneira ideal de manter os funcionários produtivos enquanto a pandemia COVID-19 nos força a trabalhar à distância.

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